1. DESCRIPTION DES TRAITEMENTS DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Thésée DataCenter peut être amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel vous concernant dans les cas suivants :

• Vous êtes en contact avec Thésée DataCenter afin d’être informé de ses services et activités ;
• Vous participez à un événement organisé par Thésée DataCenter ou auquel Thésée DataCenter participe ;
• Vous êtes candidat à l’emploi chez Thésée DataCenter ;
• Vous visitez le site internet de Thésée DataCenter ;
• Vous êtes prestataire, fournisseur ou partenaire de Thésée DataCenter (ou dirigeant ou collaborateur d’un prestataire, fournisseur ou partenaire de Thésée DataCenter) ;
• Vous êtes dirigeant ou collaborateur d’un client de Thésée DataCenter et à ce titre interagissez avec les équipes de Thésée DataCenter et/ou utilisez les services de Thésée DataCenter. 

Les conditions dans lesquelles Thésée DataCenter collecte et traite vos données à caractère personnel dans ces différents cas de figure sont décrites ci-après. 

Les durées de conservation mentionnées sont sans préjudice de la possibilité pour Thésée DataCenter de conserver vos données sur la base de l’intérêt légitime afin de faire valoir ses droits en cas d’incident de sécurité, de réclamation, litige, précontentieux ou contentieux, et ce, dans la limite des délais de prescription en vigueur, et, en cas de procédure, jusqu’au prononcé d’une décision devenue définitive (i.e. non-susceptible de voie de recours). Dans ces cas, les données peuvent également être transmises aux autorités, aux conseils de Thésée DataCenter, ainsi qu’à toute partie intéressée sur la base de la poursuite d’un intérêt légitime. 

Lorsque vous intervenez pour le compte d’une entité, vos données peuvent par ailleurs être mises à disposition de cette entité dans le cadre du contrat conclu par elle avec Thésée DataCenter ou de la poursuite d’un d’intérêt légitime. En ce cas, ladite entité définit les finalités et moyens du traitement de vos données. Vous pouvez exercer vos droits directement auprès d’elle. 

 

A: Gestion des activités marketing et commerciales

Thésée DataCenter peut être amené à collecter et à traiter des données vous concernant afin de vous communiquer des informations concernant ses activités et services (propositions commerciales, newsletters, etc.). 

C’est le cas notamment lorsque vous prenez contact avec Thésée DataCenter afin de recevoir communication d’informations relatives à ses activités ou services via un formulaire de contact en ligne, en vous inscrivant à une newsletter de Thésée DataCenter, ou en contactant Thésée DataCenter ou l’un de ses collaborateurs directement par téléphone, email ou sur les réseaux sociaux. 

Thésée DataCenter peut également vous contacter si en raison de vos activités professionnelles vous pouvez avoir un intérêt à connaître les activités de Thésée DataCenter et à utiliser ses services. Dans ce cas, Thésée DataCenter vous permet d’exercer votre droit d’opposition. 

Selon le cas, vos données sont collectées et traitées sur la base de votre consentement ou des intérêts légitimes de Thésée DataCenter (articles 6.1 a) et f) du RGPD). 

Dans ce cadre, Thésée DataCenter peut être amené à traiter les données suivantes vous concernant : 

1. Vos nom et prénoms ; 
2. Vos coordonnées (adresses, numéro de téléphone, emails, comptes réseaux sociaux) ;
3. Vos informations professionnelles (vos fonctions, le cas échéant, la ou les entités pour laquelle ou lesquelles vous travaillez, les services qui pourraient vous intéresser ou intéresser votre employeur) 
4. Vos échanges avec Thésée DataCenter. 

Synthèse des conditions de traitement 

Finalités des traitements	Catégories de données à caractère personnel	Durée de conservation	Catégories de Destinataires	Base légale du traitement
Prospection commerciale et communication d’informations relatives aux activités et services de Thésée DataCenter	Données d’identification.    Données professionnelles   Echanges	Jusqu’au retrait du consentement ou exercice du droit d’opposition, et au plus tard à l’issue d’un délai de 36 mois suivant votre dernière interaction avec Thésée DataCenter.	Thésée DataCenter Prestataires en charge de la gestion des opérations de communication Entité pour le compte de laquelle vous intervenez Partenaires de Thésée DataCenter	Consentement ou intérêt légitime selon le cas (articles 6.1 a) et f) du RGPD)

B: Gestion des événements

Lorsque vous vous inscrivez et participez à un événement organisé par Thésée DataCenter ou auquel Thésée DataCenter participe, Thésée DataCenter collecte et traite des données vous concernant, en particulier : 

• Vos nom, prénoms ; 
• Vos coordonnées (adresses email, numéro de téléphone, comptes réseaux sociaux ;
• Vos informations professionnelles (fonctions, et le cas échéant, la ou les entités pour laquelle ou lesquelles vous travaillez) 
• Les données relatives à votre participation à l’événement (conférences et ateliers auxquels vous êtes inscrits et participez).  

Ces données sont collectées afin d’organiser et de gérer votre participation à l’événement (inscriptions, information, parcours), et vous communiquer ensuite des retours d’expérience sur l’événements (statistiques, affluences, temps forts, etc.). Elles sont traitées par Thésée DataCenter et le cas échéant les partenaires de Thésée DataCenter en charge de l’organisation de l’événement, et conservées pendant la durée de l’événement et les 90 jours suivants. 

Elles peuvent être conservées par ailleurs afin de vous communiquer ultérieurement des informations concernant des événements similaires à venir ou des informations sur les activités et services de Thésée DataCenter dans les conditions décrites dans la partie A « Gestion des activités marketing et commerciales » ci-dessus.  

Synthèse des conditions de traitement 

Finalités des traitements	Catégories de données à caractère personnel traitées	Durée de conservation	Catégories de Destinataires	Base légale du traitement
Organisation et gestion de la participation aux évènements	Données d’identification (nom, prénoms, coordonnées, informations professionnelles)  Données relatives à la participation à l’événement	Durée de l’événement + 90 jours	Equipes Thésée DataCenter Partenaires de Thésée DataCenter en charge de l’organisation des événements	Exécution des contrats (article 6.1 b) du RGPD)

 

C: Gestion des candidatures à l’emploi

Si vous adressez à Thésée DataCenter une candidature à l’emploi (que ce soit par courrier postal, par email, sur le site web de Thésée DataCenter ou encore sur les réseaux sociaux), des données vous concernant sont traitées par Thésée DataCenter afin de gérer votre candidature. 

Ces données sont celles transmises dans le cadre de votre candidature, en particulier : 

• Vos nom, prénoms ; 
• Vos coordonnées (adresses email, numéro de téléphone, comptes réseaux sociaux) ;
• Les formations que vous avez suivies et les diplômes que vous avez obtenus ;
• Vos expériences passées (fonctions, employeurs, missions, périodes d’emploi) ; 
• Vos centres d’intérêts ; 
• Les documents transmis dans le cadre de votre candidature (lettre de motivation, CV, lettres de recommandations, travaux) ;
• Vos prétentions salariales ;
• Les dates et résultats de vos éventuels entretiens d’embauche avec les équipes de Thésée DataCenter ; 
• Les suites données à la candidature (acceptation, refus, type de contrat proposé).

Ces données sont conservées par Thésée DataCenter par défaut pendant une durée de 12 mois suivants la fin du processus de gestion de votre candidature. Elles peuvent être conservées et traitées au-delà de cette période avec votre consentement ou pour les besoins de la gestion réclamations ou contentieux éventuels.

Les conditions de traitement par Thésée DataCenter des données de ses salariés font l’objet de conditions distinctes. 

Synthèse des conditions de traitement

Finalités des traitements	Catégories de données à caractère personnel traitées	Durée de conservation	Catégories de Destinataires	Base légale du traitement
Gestion des candidatures à l’emploi	Données transmises dans le cadre de la candidature	Durée du processus de gestion de la candidature + 12 mois	Equipes Thésée DataCenter Partenaires de Thésée DataCenter en charge du recrutement (tels que cabinets de conseil ou de recrutement)	Exécution de mesures précontractuelles (article 6.1 b) du RGPD)

D: Gestion des relations clients et fournisseurs 

Si vous êtes prestataire, fournisseur ou partenaire de Thésée DataCenter, ou que vous souhaitez le devenir, ou que vous êtes représentant ou collaborateur d’un client ou prospect de Thésée DataCenter ou d’une entité qui est ou souhaite devenir prestataire, fournisseur ou partenaire de Thésée DataCenter, Thésée DataCenter collecte et traite des données vous concernant, en particulier : 

• Vos nom et prénoms ; 
• Vos coordonnées professionnelles (adresses email et numéro de téléphone) ;
• Vos fonctions ;
• Le cas échéant, l’identité de l’entité pour le compte de laquelle vous intervenez) ; 
• Vos échanges avec Thésée DataCenter. 

Ces données sont collectées et traitées afin de gérer les relations précontractuelles et contractuelles établies entre vous (ou l’entité que vous représentez) et Thésée DataCenter. 

Synthèse des conditions de traitement

Finalités des traitements	Catégories de données à caractère personnel traitées	Durée de conservation	Catégories de Destinataires	Base légale du traitement
Gestion-contractuelle et précontractuelle	Données d’identification Commandes de Services	Durée de la relation	Thésée DataCenter Entité pour le compte de laquelle vous intervenez Prestataires en charge de la gestion des outils (CRM, ERP)	Conclusion et exécution du contrat  Intérêt Légitime (articles 6.1 b) et f) du RGPD)
	Echanges	5 ans

E: Gestion des services fournis par Thésée DataCenter

Si vous utilisez les services de Thésée DataCenter pour le compte de votre entreprise ou de votre employeur ou donneur d’ordre, Thésée DataCenter peut être amenée à collecter et à traiter des données vous concernant afin de fournir et d’assurer la sécurité desdits services. 

C’est le cas en particulier lorsque vous utilisez les outils informatiques mis à disposition de votre entreprise ou de votre employeur par Thésée DataCenter. 

Dans ce cadre, Thésée DataCenter collecte et traite les données suivantes : 

• Vos nom et prénoms ; 
• Vos coordonnées professionnelles (adresses email et numéro de téléphone) ;
• Vos fonctions ;
• Le cas échéant, l’identité de l’entité pour le compte de laquelle vous intervenez ; 
• Vos échanges avec Thésée DataCenter notamment avec les équipes en charge du support et de la relation client ;
• Vos identifiants et historiques de connexion aux outils mis à disposition par Thésée DataCenter. 

Synthèse des conditions de traitement

Finalités des traitements	Catégories de données à caractère personnel traitées	Durée de conservation	Catégories de Destinataires	Base légale du traitement
Support et assistance à l’utilisation des services	Données d’identification  Echanges	5 ans	Thésée DataCenter Entité pour le compte de laquelle vous intervenez Prestataires en charge de la gestion des outils mis à disposition	Exécution du contrat Intérêt légitime (articles 6.1 b) et f) du RGPD)
Gestion et sécurisation des outils mis à disposition par Thésée DataCenter	Données d’identification  Journaux de connexion et d’utilisation	12 mois		Respect des obligations légales   Intérêt légitime   (articles 6.1  c) et f) du RGPD)

F: Informations pour les visiteurs des sites et centre de données de Thésée DataCenter

Conditions d’accès aux sites de Thésée DataCenter

L’accès aux sites et centres de données de Thésée DataCenter est soumis aux conditions communiquées par Thésée DataCenter lors de la visite, ainsi qu’à l’obligation de remise d’une pièce d’identité en cours de validité (carte d’identité ou passeport). A défaut, l’accès est refusé. 

L’accès aux différentes zones des sites et centre de données de Thésée DataCenter nécessite l’utilisation d’un badge remis au visiteur à son arrivée sur le site contre remise de sa pièce d’identité. Ce badge doit être impérativement restitué par le visiteur à sa sortie du site (y compris en cas de sortie temporaire ou non-définitive). 

L’accès ou tentative d’accès du visiteur à des zones des sites et centres de données pour lesquels il ne dispose pas de droit d’accès est formellement interdite. 

Traitement des données à caractère personnel des visiteurs

Des données à caractère personnel concernant les visiteurs des sites et centres de données de Thésée DataCenter (nom, prénom, coordonnées professionnelles, entité d’appartenance, historiques de leurs accès aux différentes zones des sites centres de données de Thésée DataCenter, images de vidéosurveillance) sont collectées et conservées conformément à la réglementation en vigueur. 

Elles sont traitées par Thésée DataCenter afin de sécuriser ses sites et centres de données, ainsi que par les entités clientes et partenaires de Thésée DataCenter afin de sécuriser les espaces d’hébergement mis à leur disposition dans les centres de données de Thésée DataCenter. Dans ce cadre, elles sont utilisées pour autoriser et restreindre les accès, contrôler le respect des conditions en vigueur d’accès aux sites (notamment s’assurer que les visiteurs ne tentent pas d’accéder à des zones auxquelles ils ne sont pas autorisés à accéder), s’assurer que les accès sont justifiés et, le cas échéant, déterminer les causes et circonstances d’un incident. 

Elles sont mises à disposition des agents en charge de la sécurité des sites et centres de données de Thésée DataCenter, et sont accessibles aux prestataires en charge des dispositifs de gestion des accès. En cas d’incident, elles peuvent également être communiquées aux autorités en particulier dans le cadre d’investigations ou de poursuites, ainsi qu’à toute partie légitimement intéressée. 

G: Gestion des demandes d’exercice de droits 

Si vous adressez à Thésée DataCenter une demande visant à exercer vos droits (droits d’accès, de suppression, de rectification, d’opposition, de portabilité) sur les données à caractère personnel vous concernant et qui sont en sa possession, Thésée DataCenter collecte et traite des données vous concernant afin de gérer votre demande d’exercice de droit, en particulier : 

• Vos nom et prénoms ; 
• Vos coordonnées (adresses email et numéro de téléphone) ;
• Le contenu de votre demande d’exercice de droits
• Si besoin un justificatif d’identité. 

Ces données sont conservées pendant 5 ans dont 4 ans sous forme d’archive ; sous réserve des justificatifs d’identité qui sont conservés uniquement sous forme d’archive pendant 1 an. 

Concernant les conditions dans lesquelles vous pouvez exercer les droits susvisés, voir la Partie 3. « Comment exercer vos droits ? » ci-dessous. 

Synthèse des conditions de traitement

Finalités des traitements	Catégories de données à caractère personnel traitées	Durée de conservation	Catégories de Destinataires	Base légale du traitement
Gestion des demandes adressées au délégué à la protection des données	Données d’identification et contenu des demandes transmises via les formulaires en ligne.	Durée de traitement de la demande + 5 ans	Thésée DataCenter   Autorité administratives et judiciaires	Respect des obligations légales   (Article 6.1 c) du RGPD)
	Justificatif d’identité	Durée de traitement de la demande + 1 an

 

2. CONDITIONS DES TRAITEMENTS DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Thésée DataCenter a mis en place une organisation visant à assurer la conformité des traitements de données à caractère personnel qu’elle opère, aux lois et réglementations en vigueur, en particulier au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (le « RGPD »), à loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dite « loi Informatique et Libertés » telle que modifiée par l’Ordonnance n°2019-964 du 18 septembre 2019 en France, ainsi qu’aux référentiels et recommandations de la CNIL. 

Cette organisation repose notamment sur les éléments suivants :

– un engagement à prendre en compte de manière systématique le droit au respect de la vie privée ainsi que les bonnes pratiques et exigences réglementaires applicable ;

– la mise en place de standard et référentiels reconnus ; 

– la mise en œuvre de principes de nature à assurer la souveraineté de ses services. 

A: Mise en œuvre des principes applicables en matière de protection des données à caractère personnel 

La direction de Thésée DataCenter s’engage dans le cadre de gestion de ses activités et des services qu’elle propose à ses clients, à prendre en compte de manière systématique le droit au respect de la vie privée ainsi que les bonnes pratiques et exigences légales applicables en matière de traitement de données à caractère personnel. 

Lorsqu’elle a la qualité de responsable de traitement, Thésée DataCenter veille notamment à :

• Informer les personnes concernées et leur permettre d’exercer de manière effective les droits qui leurs sont conférés par la réglementation sur les données les concernant ;
• Ne collecter que des données à caractère personnel nécessaires aux finalités des traitements poursuivies, en particulier celles prévues dans le cadre de la présente politique ; 
• Mettre en œuvre des processus de nature à s’assurer de l’exactitude et de la mise à jour des données utilisées dans le cadre desdits traitements, ainsi que de leur effacement lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ; 
• Ne traiter les données à caractère personnel en sa possession que pour les finalités prévues initialement ou pour des finalités compatibles, sauf à obtenir le consentement des personnes concernées, ou à les en informer en cas de traitements fondés sur d’autres bases légales ;
• Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles de nature à protéger les données à caractère personnel qu’elle traitre et notamment éviter qu’elles soient détruites, perdues, altérées, divulguées à des personnes non-autorisées ou que des personnes non-autorisées y aient accès, que ce soit de manière accidentelle ou illicite ;
• Disposer de processus de gestion des incidents et des violations de données efficaces ;
• Documenter les traitements réalisés et procéder aux analyses d’impact requises par la réglementation en vigueur. 

Afin d’assurer le respect de ces engagements, la société Thésée Datacenter a désigné depuis 2021 un « Délégué à la Protection des Données » ou » Data Protection Officer » (DPO), qui exerce ses missions en toute indépendance. Cette fonction est externalisée auprès d’un prestataire à l’expertise reconnue.

Le DPO est un gage de confiance. Interlocuteur spécialisé dans la protection des données personnelles, chargé de veiller à la bonne application des règles de protection des données, interlocuteur privilégié de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et de toutes personnes concernées par une collecte ou un traitement de données à caractère personnel, le DPO est en charge des missions prévues par l’article 39 du RGPD. 

Thésée DataCenter veille à ce que le délégué à la protection des données soit associé, d’une manière appropriée et en temps utile, à toutes les questions relatives à la protection des données à caractère personnel en lien avec ses activités. A cette fin, le Délégué à la protection des données est associé aux différents processus prévus dans le cadre du SMSI de Thésée DataCenter. 

B: Des mesures techniques et organisationnelles conformes aux standards reconnus

1. Certification ISO/IEC27001 :2013

Thésée DataCenter a mis en place un Système de Management de la Sécurité de l’Information (SMSI) conforme au standard ISO/IEC27001 :2013. 

La conformité du SMSI de Thésée et DataCenter audit standard ISO, a été auditée et certifiée initialement en 2023 par un auditeur indépendant pour l’ensemble des services d’hébergement d’infrastructures informatiques et telecom à très haute disponibilité physique, énergétique et de connectivité réseau fournis par Thésée DataCenter à ses clients. 

Cette conformité est réévaluée et auditée chaque année en interne et par un auditeur externe indépendant. 

2. Certification HDS

Thésée DataCenter a mis en œuvre le Référentiel de certification Hébergement de Données de Santé (HDS) « Exigences et contrôles » (Version 1.1 finale – Mai 2018) élaboré par l’Agence du Numérique en Santé. 

La conformité aux exigences dudit référentiel, de ses services d’hébergement d’infrastructures physiques a été audité et certifié en 2023 par un auditeur indépendant et accrédité. 

Cette certification permet aux clients de Thésée DataCenter d’héberger dans les centres de données de Thésée DataCenter des systèmes d’informations utilisés pour le traitement de données de santé. 

3. Code de conduite CISPE

Par ailleurs, Thésée DataCenter est inscrit dans une démarche de mise en conformité des activités opérées pour le compte de ses clients dans le cadre de la fourniture de ses services au Code de Conduite de protection des données des fournisseurs d’infrastructures Cloud* (version du 9 février 2021) publié par l’association CISPE (Cloud Infrastructure Services Providers in Europe) et approuvé par la CNIL le 3 juin 2021 (cf. Délibération 2021-065 du 3 juin 2021). 

(*) Code of Conduct for Cloud Infrastructure Service Providers.

C. Sous-traitance

Thésée DataCenter a recours à des prestataires tiers qui peuvent être amenés, dans le cadre de leur mission, à traiter, en qualité de sous-traitant, des données à caractère personnel sur instruction de Thésée DataCenter (voir les catégories de destinataires listées dans la partie « Description des traitements de données à caractère personnel » ci-dessus). 

Thésée DataCenter s’assure que ces sous-traitants respectent la réglementation en vigueur, que des mesures techniques et organisationnelles sont mises en place afin de sécuriser les traitements de données à caractère personnel qu’ils opèrent et qu’un contrat soit formalisé avec chacun de ces sous-traitants, conformément à aux articles 28 et 32 du RGPD. 

Lorsque des sous-traitants interviennent dans le cadre de l’exécution des services commercialisés par Thésée DataCenter, ceci est fait en accord avec les clients qui sont informés des conditions d’intervention de ces sous-traitants. 

D: Des services souverains protégés des lois extraterritoriales 

Thésée DataCenter est une société de droit français majoritairement détenue (directement ou indirectement) par des actionnaires de nationalité et de droit français, et aucune entité non-européenne ou personne de nationalité d’un pays tiers à l’Union européenne n’est en capacité de droit ou de fait, d’exercer une influence décisive sur Thésée DataCenter ainsi que sur ses décisions, que ce soit directement ou indirectement via une ou plusieurs entités intermédiaires. 

Tous les services et activités de traitement de données à caractère personnel de Thésée DataCenter sont fournis et opérés sur et depuis le territoire français. 

Dans le cadre de l’exécution de ses services, Thésée DataCenter n’opère aucun transfert de données de ses clients en dehors de l’Union Européenne, et s’engage contractuellement à n’en opérer aucun sans leur accord. 

En cas de demande d’un état ou d’une autorité (administrative, judiciaire ou autre) tiers à l’union européenne, visant à obtenir communication de données à caractère personnel hébergées dans ses centres de données, Thésée DataCenter s’engage à s’opposer systématiquement à la demande sauf s’il est établi qu’elle est réalisée en exécution d’une décision reconnue et exécutoire en application du droit de l’Union européenne et du droit de l’État membre de l’Union européenne dont relève le traitement concerné conformément notamment à l’article 48 du RGPD. 

 

3. COMMENT EXERCER VOS DROITS ? 

Conformément au RGPD, vous disposez du droit d’accéder aux données à caractère personnel qui vous concernent et qui sont en possession de Thésée DataCenter, ainsi que du droit de les rectifier, d’en demander la suppression et/ou la portabilité, ainsi que du droit de vous opposer à certains traitements ou d’en limiter l’étendue. 

Ces droits peuvent être exercés auprès du Délégué à la Protection des données de Thésée DataCenter : 

. Par courriel à l’adresse : dpo@thesee-datacenter.com

. Par courrier postal à l’adresse : Thésée DataCenter, Délégué à la Protection des Données, 32 rue du Clos Reine, 78410 Aubergenville, France.

Conformément à l’article 12 du RGPD, vos demandes d’exercice de droit doivent être accompagnées d’informations permettant de démontrer votre identité. En cas de doute, des informations ou documents complémentaires, tels que justificatif d’identité, pourront vous être demandés par Thésée DataCenter afin de s’assurer de votre identité.

 Il sera répondu à votre demande dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des dispositions de l’article 12 susvisé. 

Pour plus d’informations concernant la gestion de vos demandes d’exercice de droits voir la Partie 1. G. « Gestion des demandes d’exercice de droit » ci-dessus. 

Vous disposez également de la possibilité d’adresser une réclamation à la Commission Nationale Informatique et Liberté (« CNIL »), qui est l’autorité compétente en matière de protection des données à caractère personnel, et dont les coordonnées sont les suivantes : 

Commission National Informatique et Liberté

3 Place de Fontenoy

TSA 80715

75334 PARIS CEDEX 07

www.cnil.fr